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Quando um contribuinte cai na malha fina, nem sempre o problema está na forma como a declaração foi feita. Em alguns casos a pessoa física preenche os dados corretamente, porém os erros estão em documentos como declarações de rendimentos recebidos de pessoas jurídicas. Isso geralmente acontece quando a empresa informa um valor diferente do que foi pago ou comete equívocos sobre a natureza do rendimento. Esse cenário revela falhas operacionais, mais frequentes do que se imagina no dia a dia de empresas de médio porte, que tratam volumes de dados com equipes muito enxutas.
Além dessas questões, a temporada do Imposto de Renda 2026 traz mais um ponto de atenção: os reflexos do fim da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF). Especialistas em tributação e acadêmicos alertam que essa mudança estrutural ainda não foi assimilada completamente por muitas empresas. Desde o início de 2025, a Receita Federal tem divulgado que o e-Social e a EFD-Reinf tornam-se a base oficial do informe de rendimentos, substituindo a DIRF.
Desde que as mudanças entraram em vigor, o informe de rendimentos é gerado automaticamente pela Receita Federal a partir do cruzamento de dados do e-Social e da EFD-Reinf. No e-Social estão registrados eventos trabalhistas, como folha de pagamento, férias, 13º salário, rescisões e demais remunerações de empregados e contribuintes individuais.
Já a EFD-Reinf contém dados sobre pagamentos feitos a pessoas físicas sem vínculo empregatício, como é o caso de prestadores de serviço autônomos e as respectivas retenções de IR e INSS. Também faz parte da base da EFD-Reinf o evento R-4000, que concentra os pagamentos a pessoas físicas, incluindo lucros distribuídos e juros sobre capital próprio
Maurício Lopes da Cunha, coordenador da pós-graduação em Gestão Tributária da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP), observa que a Receita Federal cruza essas informações automaticamente, compondo uma base de dados que alimenta o informe de rendimentos entregue pelas empresas e a declaração pré-preenchida do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF).
Na prática, isso muda o foco da revisão, observa a auditora Nathalia Maestrelo, especialista em contabilidade e sócia da consultoria Auddas. A recomendação dos especialistas é que as empresas fiquem atentas ao envio das informações para as bases recomendadas pela Receita Federal durante todo o ano.
“Em vez de olhar apenas o informe de rendimentos no fim do ciclo, a empresa precisa conferir toda a trilha que alimentou esses dados ao longo do ano”, afirma Maestrelo.
Além de alterar a lógica do processo que gera o informe de rendimentos, Cunha ressalta que a mudança cria um risco real para empresas que não identificaram erros no preenchimento do e-Social e da EFD-Reinf. Nesse cenário, os informes de rendimentos gerados pelas empresas podem conter erros relevantes, o que resulta em multas. A boa notícia é que ainda há tempo para mitigar os danos.
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Quando a empresa pode ser penalizada?
Se a empresa atrasa o envio do informe de rendimentos ou entrega o documento com erros relevantes, ela pode ser penalizada com multas e outras sanções. Cunha diz que, em casos de inconsistências nos dados enviados ao eSocial e à EFD-Reinf, a legislação fiscal prevê autuações nas próprias obrigações acessórias, com prazos e penalidades próprios, independentemente do IRPF.
“Quem entrega a EFD-Reinf fora do prazo, com erros ou sem entregar, não sai ileso. A RFB cobra na ponta do lápis e os valores podem surpreender quem acredita que o problema “vai ficar por isso mesmo”, afirma Cunha.
Na avaliação de Maestrelo, os erros mais comuns costumam ser operacionais e acontecem no dia a dia das empresas médias. São falhas aparentemente pequenas, mas suficientes para influenciar a declaração de quem recebe, diz.
“Entre eles estão: Pró-labore informado de forma diferente do efetivamente pago, verbas variáveis tratadas sem coerência entre folha e contabilidade, pagamentos a profissionais autônomos com retenção refletida de forma incompleta, reembolsos lançados sem documentação capaz de sustentar o tratamento tributário adotado e inconsistências cadastrais em CPF ou CNPJ”, detalha Maestrelo.
O coordenador da pós-graduação em Gestão Tributária da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP) alerta que a Receita Federal tem aumentado sua capacidade para cruzar informações de forma automatizada. O contribuinte que cair na malha fina pode responsabilizar a fonte pagadora pela inconsistência dos dados, e a empresa pode ser acionada para corrigir os dados enviados ao eSocial e à EFD-Reinf.
Quando é comprovada a existência de informações erradas ou a ausência delas, a empresa é multada. O professor diz que são cobrados 20 reais para cada grupo de 10 dados incorretos ou omitidos. “Parece pouco, mas, dependendo do volume de registros, o saldo final pode ser expressivo para a empresa”, ressalta Cunha.
A boa notícia é que a multa não precisa ser paga pelo valor cheio. Quem percebe o erro e regulariza a situação antes de qualquer notificação oficial consegue 50% de desconto. Já quem só age depois de receber um aviso do Fisco, mas ainda dentro do prazo concedido, tem direito a 25% de redução. A lição é simples: quanto antes agir, menos se paga, observa Cunha.
Como corrigir os erros
O prazo legal de entrega do informe de rendimentos expirou em 27 de fevereiro de 2026, porém os empreendedores não devem ignorar os problemas identificados. Nessas situações, a empresa deve emitir um informe retificado e fornecer documentação que comprove os valores reais pagos. Cunha alerta que ainda é possível corrigir as inconsistências nos envios mensais de 2025 por meio de eventos retificadores no eSocial e na EFD-Reinf.
“Quanto antes a empresa identificar e corrigir os erros, menor o impacto para o beneficiário e menor a exposição a penalidades. É igualmente recomendável comunicar o prestador de serviço sobre qualquer divergência antes do envio de sua declaração de IRPF, evitando que o problema se agrave”, diz o professor.
Para prevenir falhas no envio de informações, as empresas devem revisar os relatórios do eSocial e da Reinf, confrontar com os pagamentos efetivamente realizados. Quando identificarem pendências, é preciso acionar imediatamente o departamento contábil ou a assessoria tributária.
Pontos de atenção
Cunha detalha um conjunto de pontos críticos que as empresas devem verificar para evitar inconsistências e exposição a penalidades.
Dependentes na folha de pagamento: Verifique se dados referentes aos dependentes cadastrados no sistema estão corretos, principalmente o CPF e as configurações de incidência no Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Confira também se essas informações foram transmitidas corretamente ao eSocial.
Dependentes pensionistas: Revise as regras de rateio aplicáveis, garantindo que os valores informados ao eSocial estejam corretos e reflitam exatamente o que foi pago a cada beneficiário.
Plano de saúde, reembolsos e previdência complementar: Utilize sempre a rotina específica do sistema de folha para registrar esses lançamentos. Evite inserir essas informações diretamente no contracheque do empregado, porque compromete a correta apuração do IRRF e a integridade dos dados transmitidos.
Desconto simplificado: Verifique se a configuração do desconto simplificado no sistema está parametrizada corretamente para cada colaborador, de acordo com a opção mais vantajosa e com as regras vigentes para o exercício.
Conferência antes da transmissão: Antes de liberar qualquer informação ao eSocial ou à EFD-Reinf, faça a conferência dos valores gerados pelo sistema. Um erro não corrigido antes da transmissão exige retificação posterior e pode gerar inconsistências no informe de rendimentos do colaborador.
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